Polityka Prywatności

§ 1. Administrator danych

Administratorem danych konta użytkownika w wersji przedpremierowej jest operator projektu LoadTMS. Dane podmiotu prowadzącego sprzedaż zostaną podane przed jej rozpoczęciem, a firmy pilotażowe otrzymują dane operatora bezpośrednio od niego. Kontakt w sprawach prywatności: privacy@loadtms.pl.

§ 2. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy na podstawie:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeżeli wyraźnie o nią prosimy
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy (świadczenie usługi LoadTMS)
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (rachunkowość, KSeF, obowiązki dowodowe)
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo, audyt, obsługa zgłoszeń, obrona roszczeń)

§ 3. Zakres zbieranych danych

W ramach korzystania z LoadTMS zbieramy:

• Dane identyfikacyjne użytkownika: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, rola w organizacji
• Dane firmowe i rozliczeniowe podawane przez klienta oraz pobierane z publicznych rejestrów MF i GUS: nazwa firmy, NIP, REGON, adres, status VAT i dane kontaktowe
• Dane logowania: adres e-mail i hasło przechowywane jako bezpieczny skrót
• Dane operacyjne wprowadzane przez klienta: zlecenia, faktury, kontrahenci, dokumenty i dane kierowców
• Dane telemetryczne: pozycje GPS pojazdów, jeżeli klient włączył moduł monitoringu
• Dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, identyfikator urządzenia, user-agent, historia operacji w systemie

§ 4. Cele przetwarzania

• Świadczenie usługi LoadTMS (zarządzanie zleceniami, fakturowanie, GPS)
• Obsługa konta użytkownika i uwierzytelnianie
• Realizacja obowiązków podatkowych (KSeF, JPK)
• Płatności przez Przelewy24, jeżeli ten kanał płatności został aktywowany
• Kontakt w sprawie zapytań (formularz kontaktowy)
• Zapewnienie bezpieczeństwa systemu
• Weryfikacja tożsamości firmy, poprawności danych rejestrowych i ograniczanie prób podszywania się pod inne podmioty
• Rozpatrywanie reklamacji, zgłoszeń supportowych i obrona przed roszczeniami

§ 5. Okres przechowywania

• Dane konta i dane operacyjne: przez czas świadczenia usługi, a następnie przez okres potrzebny do rozliczenia umowy, obrony roszczeń lub wykonania obowiązków prawnych
• Dane transakcyjne i podatkowe: przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych i dowodowych
• Dane GPS: przez okres potrzebny do obsługi procesu transportowego i udokumentowania zlecenia, zgodnie z ustawieniami oraz obowiązkami klienta
• Logi aktywności i bezpieczeństwa: przez okres uzasadniony wykrywaniem incydentów, audytem i obroną roszczeń
• Dane z formularza: przez czas obsługi kontaktu, a później tylko, gdy wymaga tego dalsza relacja, obowiązek prawny lub obrona roszczeń
• Pozostałości mogą zostać w kopiach zapasowych do czasu ich usunięcia i nie służą do zwykłego przetwarzania aplikacyjnego.

§ 6. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane:

• Przelewy24 (PayPro S.A.) — jeżeli klient korzysta z aktywnego kanału płatności
• IONOS Cloud (Niemcy, EOG) — serwer aplikacji i kopie zapasowe na serwerze
• Google (Dysk Google) — kopie zapasowe bazy, plików i konfiguracji, szyfrowane przez operatora przed wysłaniem; lokalizacja serwerów zależy od Google i nie jest ograniczona do EOG
• OVHcloud — poczta e-mail w domenie loadtms.pl
• Ministerstwo Finansów — w celu weryfikacji danych firmy w Wykazie podatników VAT oraz jeżeli tenant aktywował i skonfigurował przepływ KSeF
• Główny Urząd Statystyczny — w celu weryfikacji danych firmy w rejestrze REGON
• Dostawcy geokodowania i wyliczania tras — jeżeli użytkownik korzysta z tych funkcji
• Organy podatkowe — w zakresie wymaganym prawem

Jeżeli konkretny dostawca wymaga transferu poza EOG, transfer może nastąpić wyłącznie na podstawie mechanizmu i zabezpieczeń wymaganych przez rozdział V RODO.

W celu realizacji praw skontaktuj się z nami: privacy@loadtms.pl

§ 7. Prawa użytkownika (RODO)

Przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu — wgląd w przetwarzane dane (Art. 15)
• Prawo do sprostowania — korekta nieprawidłowych danych (Art. 16)
• Prawo do usunięcia — „prawo do bycia zapomnianym" (Art. 17); własne konto usuniesz w ustawieniach, a usunięcie danych całej firmy obsługujemy indywidualnie
• Prawo do ograniczenia — czasowe wstrzymanie przetwarzania (Art. 18)
• Prawo do przenoszenia — eksport danych w formacie JSON (Art. 20)
• Prawo do sprzeciwu — wobec przetwarzania na podstawie Art. 6(1)(f) (Art. 21)
• Prawo do cofnięcia zgody — w dowolnym momencie (Art. 7(3))

W celu realizacji praw skontaktuj się z nami: privacy@loadtms.pl

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

§ 8. Pliki cookies

Strona LoadTMS wykorzystuje pliki cookies w celu:

• Utrzymania sesji logowania (cookies niezbędne)
• Zapamiętania preferencji użytkownika

Nie stosujemy cookies reklamowych ani trackerów marketingowych firm trzecich. Możesz zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki.

§ 9. Zabezpieczenia

• Szyfrowanie transmisji SSL/TLS
• Przechowywanie haseł jako bezpiecznych skrótów
• Izolacja danych per tenant (multi-tenancy)
• Procedury kopii bazy i trwałych plików oraz ich odtwarzania
• Dzienniki audytowe operacji biznesowych oraz kontroli dostępu
• Monitoring bezpieczeństwa i nagłówki ochronne (CSP, HSTS, X-Frame-Options)

§ 10. Zmiany polityki

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy za pośrednictwem powiadomienia w systemie LoadTMS oraz na adres e-mail powiązany z kontem.