Polityka Prywatności

§ 1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem konta użytkownika w LoadTMS jest LoadTMS Sp. z o.o. z siedzibą w Polska (dalej: „Administrator").

Kontakt w sprawach prywatności: privacy@loadtms.pl

§ 2. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy na podstawie:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeżeli wyraźnie o nią prosimy
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy (świadczenie usługi LoadTMS)
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (rachunkowość, KSeF, obowiązki dowodowe)
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo, audyt, obsługa zgłoszeń, obrona roszczeń)

§ 3. Zakres zbieranych danych

W ramach korzystania z LoadTMS zbieramy:

• Dane identyfikacyjne użytkownika: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, rola w organizacji
• Dane firmowe i rozliczeniowe podawane przez klienta: nazwa firmy, NIP, REGON, adres, dane kontaktowe
• Dane logowania: adres e-mail, hasło (zahashowane bcrypt)
• Dane operacyjne wprowadzane przez klienta: zlecenia, faktury, kontrahenci, dokumenty i dane kierowców
• Dane telemetryczne: pozycje GPS pojazdów, jeżeli klient włączył moduł monitoringu
• Dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, identyfikator urządzenia, user-agent, historia operacji w systemie

§ 4. Cele przetwarzania

• Świadczenie usługi LoadTMS (zarządzanie zleceniami, fakturowanie, GPS)
• Obsługa konta użytkownika i uwierzytelnianie
• Realizacja obowiązków podatkowych (KSeF, JPK)
• Płatności przez Przelewy24
• Kontakt w sprawie zapytań (formularz kontaktowy)
• Zapewnienie bezpieczeństwa systemu
• Rozpatrywanie reklamacji, zgłoszeń supportowych i obrona przed roszczeniami

§ 5. Okres przechowywania

• Dane konta użytkownika: do czasu dezaktywacji lub anonimizacji konta; kopie zapasowe rotują do 30 dni
• Dane transakcyjne i podatkowe: 5 lat lub dłużej, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów
• Dane GPS: 90 dni, chyba że pozostają częścią dokumentacji zlecenia
• Logi aktywności i bezpieczeństwa: 365 dni
• Dane kontaktowe z formularza: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu

§ 6. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane:

• Przelewy24 (PayPro S.A.) — obsługa płatności
• OVHcloud / infrastruktura VPS w EOG — hosting i backupy systemowe
• Ministerstwo Finansów — KSeF (faktury ustrukturyzowane)
• Nominatim / OpenStreetMap oraz OSRM — geokodowanie i wyliczanie tras
• Organy podatkowe — w zakresie wymaganym prawem

Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

W celu realizacji praw skontaktuj się z nami: privacy@loadtms.pl

§ 7. Prawa użytkownika (RODO)

Przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu — wgląd w przetwarzane dane (Art. 15)
• Prawo do sprostowania — korekta nieprawidłowych danych (Art. 16)
• Prawo do usunięcia — „prawo do bycia zapomnianym" (Art. 17)
• Prawo do ograniczenia — czasowe wstrzymanie przetwarzania (Art. 18)
• Prawo do przenoszenia — eksport danych w formacie JSON (Art. 20)
• Prawo do sprzeciwu — wobec przetwarzania na podstawie Art. 6(1)(f) (Art. 21)
• Prawo do cofnięcia zgody — w dowolnym momencie (Art. 7(3))

W celu realizacji praw skontaktuj się z nami: privacy@loadtms.pl

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

§ 8. Pliki cookies

Strona LoadTMS wykorzystuje pliki cookies w celu:

• Utrzymania sesji logowania (cookies niezbędne)
• Zapamiętania preferencji użytkownika

Nie stosujemy cookies reklamowych ani trackerów marketingowych firm trzecich. Możesz zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki.

§ 9. Zabezpieczenia

• Szyfrowanie transmisji SSL/TLS
• Hashowanie haseł (bcrypt)
• Izolacja danych per tenant (multi-tenancy)
• Regularne kopie zapasowe
• Dzienniki audytowe operacji biznesowych oraz kontroli dostępu
• Monitoring bezpieczeństwa i nagłówki ochronne (CSP, HSTS, X-Frame-Options)

§ 10. Zmiany polityki

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy za pośrednictwem powiadomienia w systemie LoadTMS oraz na adres e-mail powiązany z kontem.