Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych

§ 1. Strony umowy

• Administrator danych (Klient): Organizacja zarejestrowana w LoadTMS jako Tenant, reprezentowana przez Administratora Tenanta.
• Podmiot przetwarzający (Procesor): operator projektu LoadTMS. Dane podmiotu prowadzącego sprzedaż zostaną podane przed jej rozpoczęciem, a firmy pilotażowe otrzymują je w umowie.

§ 2. Przedmiot umowy

Procesor zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie w imieniu i na polecenie Administratora, w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi LoadTMS, zgodnie z Art. 28 ust. 3 RODO.

§ 3. Zakres przetwarzania

§ 4. Obowiązki Procesora

1. Przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora.
2. Zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania tajemnicy.
3. Wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (Art. 32 RODO):
   • Szyfrowanie transmisji TLS oraz szyfrowanie poświadczeń i niezmiennych snapshotów KSeF w aplikacji
   • Izolacja danych tenantów (tenant_id, global scope)
   • Przechowywanie haseł jako bezpiecznych skrótów
   • Kontrola dostępu (role, uprawnienia granularne)
   • Procedury wykonywania kopii bazy i trwałych plików oraz ich odtwarzania
   • Monitoring bezpieczeństwa, health checks i logi audytowe operacji
4. Nie angażować innego podmiotu przetwarzającego bez uprzedniej zgody Administratora.
5. Wspierać Administratora w realizacji praw osób (Art. 15–22 RODO).
6. Po zakończeniu umowy zwrócić dane Administratorowi (eksport JSON) i usunąć je na jego polecenie. Usuwanie nie jest jeszcze funkcją automatyczną i jest wykonywane indywidualnie.
7. Udostępniać Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków.

§ 5. Sub-procesorzy i inni odbiorcy

Rola podmiotu zależy od uruchomionych funkcji i konkretnego przepływu danych. Ministerstwo Finansów oraz właściwe organy publiczne są odbiorcami działającymi na podstawie prawa, a nie podprocesorami LoadTMS.

Przed uruchomieniem dostawcy LoadTMS określa jego rolę, zakres danych i lokalizację. Ewentualny transfer poza EOG wymaga podstawy i zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO.

§ 6. Naruszenie ochrony danych

Procesor zobowiązuje się powiadomić Administratora o naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia, przekazując dostępne informacje wymagane przez Art. 33 RODO.

Zgłoszenie zawierać będzie:

• Charakter naruszenia
• Kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą
• Prawdopodobne konsekwencje
• Podjęte środki zaradcze

§ 7. Czas trwania i rozwiązanie

1. Umowa obowiązuje przez okres korzystania z usługi LoadTMS.
2. Na żądanie Administratora, przed zakończeniem współpracy Procesor udostępni eksport danych dostępny w systemie lub inną uzgodnioną formę przekazania.
3. Po zakończeniu współpracy dalsze przetwarzanie odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania poleceń Administratora, obowiązków prawnych oraz rotacji kopii zapasowych.

§ 8. Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu.
2. W przypadku sprzeczności z Regulaminem, postanowienia DPA mają pierwszeństwo w zakresie ochrony danych.
3. Zmiany wymagają formy pisemnej lub elektronicznej.